Fortbildung  

Josef Hofstetter
EDV in der Schulverwaltung I

Einführung in die Arbeit mit WINSD

Starten Sie das Schulverwaltungsprogramm über

Start - Programme - Schulverwaltung - Schüler-Datei

- Nach dem Logo der Datenbank OMNIS 7 erscheint der Eröffnungsbildschirm der bayerischen Schülerdatei:

 

- Klicken Sie hier auf den Balken Weiter

- Beim 1. Programmstart erscheint die Aufforderung, die "Reorganisation" zu starten. Starten Sie die Reorganisation durch Anklicken des Buttons "Reorganisation".

- Danach erscheint nur beim 1. Programmstart die Meldung, daß die Datenbestände an die neue Version angepaßt werden müssen. Bestätigen Sie diese Aufforderung mit "Ja". Dies nimmt je nach Geschwindigkeit des Rechners einige Zeit in Anspruch.

- Da noch keine Schuldaten erfaßt sind, erscheint folgender Bildschirm:

Hinweis: Es sind noch keine Schuldaten vorhanden.

Sie können jetzt:

a) mit der Erfassung der Schuldaten beginnen

b) die Daten aus der alten Schülerdatei übernehmen

c) sich in den Menüs umsehen

d) das Programm beenden

- Wählen Sie a) mit der Erfassung der Schuldaten beginnen

 

Eingabe der Schuldaten

- Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Schule(n)"

- Es erscheint eine Bildschirmmaske, in der bei "Schulart" VS bereits vorgegeben ist.

- Geben Sie bei "Schulnummer" Ihre amtliche 4-stellige Schulnummer ein.

- Vervollständigen Sie die Angaben analog dem Beispiel auf der nächsten Seite

- Falls nicht klar ist, was in ein Feld eingegeben werden soll, kann in den meisten Fällen mit F1 ein Hilfetext oder vorgegebene Schlüssel aufgerufen werden.

           é

- Durch Anklicken des Buttons 2 (bzw. 3) gelangen Sie auf auf die 2. (bzw. 3.) Seite der Schuldaten. Geben Sie dort die gewünschten Daten (z.B. Name des Schulleiters, Schuljahr...) in die entsprechenden Felder ein.

- Schließen Sie nach Beendigung der Eingaben die Datei "Schule" über das Menüfenster und "Schließen" oder bei Win95 mit STRG - F4.

 

Eingabe der Klassendaten

- Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Klassen"
- Geben Sie hier Klasse, Jgst, Klassenlehrer gemäß folgendem Beispiel ein:

- Pro Klasse stehen 2 Bildschirmseiten zur Verfügung.

- Auf der 1. Bilschirmseite haben Sie die Möglichkeit, die Sortierung der Schüler in der Klasse zu beeinflussen. Standardeinstellung ist eine alphabetische Sortierung aller Schüler (Knaben und Mädchen gemischt). Wollen Sie die an Volksschulen übliche Sortierung (erst alle Knaben alphabetisch, dann alle Mädchen alphabetisch), dann klicken Sie auf das Kontrollkästchen

¨ Geschlecht, Name

dadurch wird ein Kreuz in das Kästchen gesetzt und die neue Sortierung muß noch bestätigt werden.

- Durch Klicken auf den Button 2 gelangen Sie zur 2. Eingabeseite. Hier ist darauf zu achten, daß bei "Klassenart" ein R für Regelklasse steht. (Bei Aufnahmeklassen vor Beginn des neuen Schuljahres ist bei "Klassenart" "NEU" einzutragen >F1)

- Dieser Vorgang ist bei jeder Klasse zu wiederholen.
- Durch Klicken auf die Schaltfläche > kommen Sie zur nächsten Klasse.

 

Eingabe der Herkunftsschulen

(Nur bei Schulen, in denen die Schüler von anderen Schulen kommen, z.B. reine Hauptschulen.)
- Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Herkunftsschulen"
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu erfassen"
- Tragen Sie Schulnummer, Schulname, Adresse und Tel.-Nr. der Schulen ein, aus denen Ihre Schüler kommen.

 

Eingabe der Schülerdaten

- Die Hauptarbeit besteht darin, für jeden Schüler die einzelnen Daten zu erfassen.
- Über den Menüpunkt Datei - Schüler geangt man zum Schüler-Datenblatt, in dem auf 5 Bildschirmseiten die Schülerdaten eingegeben oder geändert werden können:

 

           é
- Durch Anklicken der Zahlenbuttons 1-5 in der untersten Bildschirmzeile gelangt man auf die einzelnen Eingabeseiten
- In den meisten Datenfeldern steht die Hilfefunktion, die mit der Taste F1 aufgerufen wird, zur Verfügung.

- Bei der Datenersterfassung ist es aber umständlich, auf 5 Bildschirmseiten die Daten zu erfassen.
  Deshalb ist es besser, den Menüpunkt Datensatz - Schüler-Ersterfassung auszuwählen.

- Hier können die Schülerdaten in einem Durchgang erfaßt werden.

                                                é
- Nach jedem Schüler ist ist in dem Menüfeld auf der rechten Bildschirmseite Speichern und dann... weiter erfassen auszuwählen.

 

Vorbesetzen

- Bestimmte Datenfelder sind bei vielen Schülern gleich (z.B. Geburtsort, Wohnort, Eintrittsdatum ...).
Es erleichtert die Eingabearbeit sehr, wenn diese Datenfelder mit gleichen Feldinhaten vorbesetzt werden.

- Dazu ist Datensatz - Vorbesetzung aufzurufen.
Es erscheint die Schülerersterfassungsmaske.

- Geben Sie die Daten, die oft gleich sind (z.B. Bekenntnis RK), ein, dann erscheint später in der Schülerersterfassungsmaske gleich dieser Eintrag (z.B. RK) und braucht nur mit Enter bestätigt zu werden.

- Bei Schülern, bei denen der vorbesetzte Eintrag nicht zutrifft, braucht nur der neue Eintrag (z.B. EV) darübergeschrieben werden.

- Es erleichtert deshalb die Arbeit, auch Datenfelder vorzubesetzen, die nicht überwiegend gleich sind.

Beispiel: Vorbesetzung Geschlecht mit M ==> Alle Buben haben bereits den richtigen Eintrag, bei den Mädchen braucht nur das M mit W überschrieben werden ==> Arbeitsersparnis: 50%