Lehrerdatei unter Windows - WINLD

1. Bearbeiten der Matrix für den Unterrichtseinsatz der Lehrer

 Die Matrix der (endgültigen) Unterrichtsverteilung wird mit "Datei - endg.Unterr.Verteilung " am Bildschirm angezeigt.

 Aufbau  

  fff  
bbb  
zzz   		fff  
bbb  
zzz   		fff  
bbb  
zzz  
kkkk  
  hhh   		  lll  
smm   		 
kkkk
  hhh   		    lll  
smm

kkkk    Klassenbezeichnung. Es werden alle Klassen der ausgewählten Schule angezeigt. Die Reihen­folge der Klassen kann bei "Datei - Klassen" festgelegt werden. Die angezeigte Breite richtet sich nach den Einstellungen ("Pflege - Einstellungen")

hhh    Lehrerkürzel des Klassenleiters.

fff       Fachbezeichnung. Die angezeigten Fächer können über "Datei - Fächer" - "Fächermatrix - in der Matrix bearbeiten" bestimmt werden. In der Matrix werden in der Regel nur die Pflichtfä­cher (incl. Wahlpflichtfächer) verwaltet. Besonderer Unterricht wie Wahlunterricht, Arbeits­gemeinschaften etc. sind unmittelbar im Datensatz des unterrichtenden Lehrers zu erfassen ("Besonderer Unterricht").

bbb    In diesem Fach insgesamt in der Matrix benötigte Wochenstundenzahl. bbb wird aus den im Plan gesetzten Stunden s unter Berücksich­tigung von Koppeln errechnet. Sofern Stundenkür­zungen und Erweiterungen gegenüber der Stundentafel auftreten, weicht bbb von der laut Stundentafel vorgesehenen Stundenzahl ab.

zzz     Summe der zugeteilten Stunden in diesem Fach. Diese Zahl wird aus dem Plan errechnet.

lll       Lehrerkürzel. Es wird geprüft, ob die Eingabe gültig ist. Die Länge der Eingabe hängt von den Einstellungen ("Pflege - Einstellungen") ab.

s        Tatsächliche Stunden des Lehrers in der Klasse. In der Regel einstellig 1...9. Falls der Unter­richt entfällt, ist auch 0 möglich (dann die entsprechenden Kürzungen in "Plan - Unterricht Info" angeben).

mm    Markierung von gekoppelten Stunden. Maximal dreistellig. Es wird geprüft, ob die eingege­bene Koppelbezeichnung gültig ist (siehe "Datei - Kopplungen"). 

Bearbeitung:

In den Feldern der Matrix wird jeweils eingetragen, welche Lehrkraft das Fach wie viele Stunden in der Klasse unterrichtet und zudem ggf. zu welcher Koppel (s.u.) der Unterricht gehört. Wichtig ist, dass hier die Anzahl der benötigten Lehrerstunden und nicht die Anzahl der Schülerstunden eingetragen werden muss. Weicht die unterrichtete Lehrerstundenzahl von der in der Stundentafel vorgesehenen ab, so ist dies bei "Plan - Unterricht Info" gesondert zu vermerken

 

Eingeben und Ändern

 In den Feldern der Matrix werden die der Klasse zugeteilten Stunden jeweils in der Spalte des be­treffenden Faches zusammen mit dem Lehrerkürzel und ggf. einem Koppelbezeichner eingetragen.

 Der Inhalt eines Matrixfeldes besteht aus zwei Teilen: im oberen Teil werden das Lehrerkürzel, im unteren Teil die Stunden und ggf. der Koppelbezeichner eingetragen. Es ist darauf zu achten, dass die Felder der Matrix immer in der angegebenen Form ausgefüllt werden:

            lll          Lehrerkürzel,  
            smm     Stunden und ggf. Koppelbezeichner (bzw. ssm bei zweistelliger Stundenanzahl).

 Das Feld mit dem blinkenden Cursor ist das aktive Feld. Durch Anklicken mit der Maus kann jedes Feld der Matrix aktiviert werden. Vor jeder Bewegung oder Eingabe muss ein Feld aktiviert werden.

  

Bewegen innerhalb des aktiven Feldes

 Die eingegebenen Zeichen werden stets an der Cursorposition eingefügt. Zur Cursorsteuerung und zum Editieren dienen:

            <Backspace> löscht Zeichen links vom Cursor,
            <Entf> löscht Zeichen rechts vom Cursor,
            <Pfeil links> bewegt Cursor nach links im Feld,
            <Pfeil rechts> bewegt Cursor nach rechts im Feld,
            <Pos1> bewegt Cursor an den Feldanfang,
            <Ende> bewegt Cursor an das Feldende.

 

Bewegen in der Matrix

Durch Anklicken mit der Maus kann jedes Feld der Matrix aktiviert werden. Zur Bewegung mit der Tastatur ist folgende Bedienung möglich:

            <Tab> bzw. <Return> zum Matrixfeld rechts vom aktiven,
            <Pfeil ab> zum unteren Teil des Matrixfeldes oder zum Matrixfeld unterhalb des aktiven,
            <Shift><Tab> zum Matrixfeld links vom aktiven,
            <Pfeil auf> zum oberen Teil des Matrixfeldes o. zum Matrixfeld oberhalb des aktiven Feldes

Bewegen der Matrix

 Im Fenster ist meist nur ein Ausschnitt der gesamten Matrix sichtbar. Durch folgende Möglichkei­ten kann man sich durch die gesamte Matrix bewegen:  
Klick auf die Schaltflächen am Rand der Matrix. Wenn Sie die Maus über die jeweilige Schaltfläche bewegen und dort kurz innehalten wird eine Erklärung der Funktionsweise angezeigt.

Folgende Tasteneingaben sind möglich:

<Bild auf> um mehrere Klassen nach oben,
            <Bild ab> um mehrere Klassen nach unten.

Durch Ziehen am Fensterrand kann das Fenster mit der Matrix in seiner Größe an die Größe des Bildschirms angepasst werden.

 

Lehrer/Koppel farbig

Sämtliche Unterrichtseinheiten einer Lehrkraft in der Matrix können bei der Bearbeitung (Klick auf eine Unterrichtseinheit dieser Lehrkraft) farbig hervorgehoben werden. Dadurch lässt sich der Ein­satz der Person besser überschauen. Ein Klick auf die Schaltfläche "Lehrer" schaltet diese Funktion ein, ein weiterer Klick schaltet sie wieder aus.

Sämtliche Unterrichtseinheiten die zu einer Koppelung gehören können in der Matrix bei der Bear­beitung (Klick auf eine Unterrichtseinheit dieser Koppel) farbig hervorgehoben werden. Dadurch lässt sich die Verteilung der gekoppelten Stunden besser überschauen. Ein Klick auf die Schaltfläche "Koppel" schaltet diese Funktion ein, ein weiterer Klick schaltet sie wieder aus.

Beide Funktionen verlangsamen die Arbeit in der Matrix und sollten nur bei Bedarf eingeschaltet werden.

 

Stunden kopieren

Die Stundenzahlen für die Fächer können von einer Klasse (bzw. Klassengruppe) in eine neue Klasse kopiert werden. Das ist vor allem nützlich, wenn eine neue Klasse eingefügt wurde, bei der noch keine Einträge erfolgten. Hierzu ist erst in eine Matrixzelle der Vorlagenklasse zu klicken und dann "Bearbeiten - Stunden kopieren" aufzurufen. Nach einem Klick in eine Zelle der neuen Klasse und der Menüwahl "Bearbeiten - Stunden einfügen" sind die Stunden bei der neue Klasse eingetra­gen.

 

Spalten einfügen/löschen

Fehlen Fächer im Plan oder entspricht die Reihenfolge der Fächer nicht den Erfordernissen, so kann dies geändert werden. Hierzu ist "Datei - Fächer" aufzurufen. Über "Fächermatrix - in Matrix bear­beiten" können neue Fächer in die Matrix hinzugenommen bzw. über "Fächermatrix - Reihenfolge" die Reihenfolge der Fächer geändert werden.

 

2. Kopplungen

 Die Einträge in den Feldern der Matrix sind nicht unabhängig voneinander, da es vorkommen kann, dass eine Lehrkraft in einem Fach gleichzeitig Schüler aus mehreren Klassen unterrichtet oder be­stimmter Unterricht zweier Klassen zwar von verschiedenen Lehrkräften erteilt wird, aber gleichzei­tig stattfinden soll. Während die erst genannte Kopplung für die Stundenverteilung und den Stun­denplan von Bedeutung ist, ist die zweite Koppelart nur für den Stundenplan wichtig.

Es dürfen nur Unterrichtseinheiten mit derselben Stundenzahl gekoppelt werden.

Koppelarten

Koppel für identischen Unterricht

Koppel für gleichzeitigen (aber nicht identischen) Unterricht

Koppeln für identischen Unterricht wirken nur im gleichen Fach. Sie müssen verwendet wer­den, wenn das Programm den Stundenbedarf und Leh­rereinsatz je Fach ermitteln soll (bei­spielsweise für die Datenübermittlung ans KM erforderlich).

Koppeln für gleichzeitigen Unterricht können auch verschiedene Fächer umfassen. Sie sind nur notwendig, wenn das Stundenplanpro­gramm der Lehrerdatei verwendet wird. Sie nehmen keinen Einfluss auf die Berechnung der Lehrerstundenzahl.

 

Koppelbezeichnungen

Beide Koppelarten werden in der Matrix durch Koppelbezeichnungen vorgenommen, die vorweg im Bereich "Datei - Kopplungen" festgelegt werden müssen. Bei den Koppelbezeichnungen ist keine Unterscheidung zwischen Koppeln für identischen und für gleichzeitigen Unterricht erforder­lich.

Bei den gekoppelten Unterrichtseinheiten ist jeweils dieselbe Koppelbezeichnung einzutragen.

 

Beispiel - Identischer Unterricht

Ein Lehrer unterrichtet in einem Fach gleichzeitig Schüler aus mehreren Klassen.
 

Beispiel:  Lehrer „go“ (im Nachfolgenden sind jeweils die Lehrerkürzel verwendet!) unterrichtet in katholischer Religionslehre gleichzeitig die katholischen Schüler der Klassen 5a und 5b:

                 


benötigt
zugeteilt   		K
2
2
5a  
 go
2r5  
5b  
 go
2r5  

Da es sich dabei um dieselbe Unterrichtsveranstaltung handelt, muss bei 5a und 5b in katholischer Religionslehre dieselbe Stundenanzahl eingetragen sein (im Beispiel 2).

 Der Koppelbezeichner (im Beispiel r5) bewirkt, dass die Stundenanzahl für die Planung nur einmal gezählt wird. Bei der Stundenplanerstellung bewirkt es zudem, dass bei einer Setzung von katholi­scher Religionslehre in der 5a automatisch auch katholische Religionslehre in der 5b gesetzt wird.

Beispiel - gleichzeitiger (aber nicht identischer) Unterricht

Die Unterrichtsveranstaltungen verschiedener Lehrer sollen zur selben Zeit stattfinden.  
Diese Koppelart wird nur benötigt, wenn eine Übertragung zu einem Stundenplanprogramm vorge­sehen ist. Koppeln für gleichzeitigen Unterricht können auch nach Abschluss der Unterrichtsvertei­lung ergänzt werden.

Beispiel: Sport männlich und Sport weiblich wird in der Klasse 5a und 5b gleichzeitig von den Lehrern „kl“ und „fi“ unterrichtet:  


benötigt
zugeteilt   		Sm
2
2		 Sw
2
2
5a  
 kl
2s5   		fi
2s5
5b  
 kl
2s5   		fi
2s5

Bei der Stundenplanerstellung bewirkt der Koppelbezeichner (im Beispiel s5) , dass bei einer Setzung von Sm (Sport Kn) automatisch auch Sw (Sport Mä) gesetzt wird.

   

Beispiel - Koppeln bei verschiedener Stundenanzahl der Fächer

Im vorherigen Beispiel sind Sm und Sw beide zweistündig. Bisweilen haben die zu koppelnden Fä­cher (oder Teile davon) aber eine unterschiedliche Wochenstundenanzahl. Derartige Fälle eines gleichzeitigen Unterrichts sind über eine 2. Spalte für das Fach mit der größeren Wochenstunden­zahl (siehe "Datei - Fächer" dort "Fächermatrix - Spaltenanzahl") lösbar.

 

Beispiel:  Sm wird nur 1 Stunde unterrichtet (Kürzung bei "Plan - Unterricht Info" eintragen!) und soll gleichzeitig mit einer der beiden Sw-Stunden stattfinden. Für Fach Sw ist dazu eine zweite Spalte einzurichten und in jeder der beiden Spalten von Sw ist eine Stunde einzu­tragen. Eine der zwei Sw-Stunden wird dann mit der Sm-Stunde gekoppelt.

                 

  ...
...		 Sm
 Sw
 Sw2
5a
   GU
1s5		 FT
1s5		 FT
1
5b
        

Sind mehr als 2 Unterteilungen nötig, so muss eine entsprechend höhere Spaltenanzahl für das Fach gewählt werden.

 

Beispiel - kombinierte Koppeln

Beide Koppelarten können auch kombiniert verwendet werden, wenn gleichzeitig zu einem identi­schen Unterricht ein weiterer Unterricht zeitgleich stattfinden soll.

Beispiel:  Lehrer „go“ unterrichtet die katholischen Schüler der 5a und der 5b. Gleichzeitig sollen die evangelischen Schüler der 5a vom Lehrer „kl“ unterrichtet werden (5b hat keine evangeli­schen Schüler):

 


benötigt  
zugeteilt  

K  
2  
2  

Ev  
2  
2  

5a  

go  
2r5  

kl
2r5  
5b  
 go  
2r5   		 

Für die benötigten Stunden werden bei katholischer und evangelischer Religionslehre jeweils 2 Stunden berechnet. Bei der Stundenplanerstellung werden bei einer Setzung automatisch auch die beiden anderen gekoppelten Felder gesetzt.

Beispiel:  Lehrer „go“ unterrichtet die katholischen Schüler der 5a und der 5b. Gleichzeitig sollen die evangelischen Schüler der 5a vom Lehrer „kl und die evangelischen Schüler der 5b vom Lehrer „ne“ unterrichtet werden:


benötigt  
zugeteilt  

K  
2  
2  

Ev  
4
4  

5a  

go  
2r5  

kl
2r5  
5b  
 go  
2r5   		ne
2r5

Für die benötigten Stunden werden bei katholischer Religionslehre 2 Stunden und bei evangelischer Religionslehre 4 Stunden berechnet. Bei der Stundenplanerstellung werden bei einer Setzung auto­matisch auch die drei anderen gekoppelten Felder gesetzt.

 

Beispiel:  In den Klassen 5a, 5b, 5c werden, aufgrund der Schülerzahlen, 2 Lehrkräfte „go“ und „sü“ benötigt, für die evangelische Religionslehre ist jedoch eine Lehrkraft „kl“ ausreichend.  


benötigt  
zugeteilt  

K  
4 
4  

Ev  
2
2  

5a  

go  
2r5  

kl
2r5  
5b  
 go  
2r5   		kl
2r5
5c
 sü 
2r5   		kl
2r5

In der Klasse 5b (die z.B. aufgeteilt wird) wird einer der beiden Lehrkräfte eingetragen. Für die be­nötigten Stunden werden bei katholischer Religionslehre 4 Stunden und bei evangelischer Religi­onslehre 2 Stunden berechnet. Bei der Stundenplanerstellung werden automatisch alle gekoppelten Felder gleichzeitig gesetzt.

Der Stundenbedarf ist somit richtig wieder gegeben. Will man jedoch vermerken, dass die katholi­schen Schüler der Klasse 5b auf zwei Lehrkräfte aufgeteilt werden, so kann dies nicht in der Matrix direkt angegeben werden. Es wird vielmehr in der Koppelübersicht eingetragen, die mit dem Menü "Plan - Koppel Info" aufgerufen wird. In einer Tabelle erscheinen in den Zeilen die betroffenen Klassen und in den Spalten die betroffenen Lehrer mit dem betreffenden Fach. Ein Kreuz in der Ta­belle bedeutet, diese Unterrichtseinheit ist schon in der Matrix der Unterrichtsverteilung gesetzt. Ein Klick auf das Tabellenkästchen bei 5b und Lehrer LP zeigt dort einen Buchstaben Z an und legt da­mit fest, dass der Lehrer LP auch einige Schüler der 5b zusammen mit den Schülern der 5c unter­richtet. Ein weiterer Klick auf das Tabellenkästchen würde diese Zuordnung wieder wegnehmen.

 

3. Neues Schuljahr

Die Vorarbeiten für das neue Schuljahr beginnen Ende April / Anfang Mai vor der Erstellung der Vorläufigen Unterrichtsübersicht. Zu diesem Zeitpunkt benötigen Sie zwei Versionen des Programms Lehrerdatei - eine für das noch laufende Schuljahr und eine für das kommende.

Für jedes Schuljahr wird eine komplette Version des Programms 'Lehrerdatei an Schulen' in einem eigenen Ordner geführt. Üblicherweise liegt die Lehrerdatei im Verzeichnis C:\WINSV\LD . Dort befindet sich für jedes Schuljahr ein eigener Ordner : LEHRER98 für 1998/99, LEHRER99 für 1999/2000 und in den nächsten Jahren entsprechend LEHRER00 für 2000/01 und so weiter.

Als erstes legen Sie eine Sicherheitskopie Ihrer aktuellen Daten an. ("Pflege - Sicherheitskopie")

Legen Sie auf Ihrer Festplatte eine Kopie des kompletten, aktuellen Ordners der Lehrerdatei (z. B. C:\WINSV\LD\LEHRER99) an. Diese Kopie bekommt dann einen neuen Ordnernamen (ent­sprechend obiger Konvention, z. B. C:\WINSV\LD\LEHRER00) und wird für die Planungen zum neuen Schuljahr benutzt.

Ablauf: Wechseln Sie im "Arbeitsplatz" oder im Windows-Explorer in das Hauptverzeichnis der Lehrerdatei (meist C:\WINSV\LD)

Den Ordner LEHRER00 mit Klick aktivieren; rechte Maustaste drücken; Kopieren auswählen; an beliebige Stelle im Ordner LD klicken, damit LEHRER00 inaktiv wird; rechte Maustaste drücken; Einfügen auswählen; ein Ordner "Kopie von Lehrer00" wird erzeugt; diesen auf LEHRER01 umbenennen.

Falls Sie im täglichen Einsatz die Lehrerdatei über das Startmenü starten müssen Sie dieses entsprechend anpassen, damit jetzt das Programm LEHRER.EXE in dem neuen Ordner angesprochen wird (oder zweiten Eintrag erstellen mit der Bezeichnung 'Lehrerdatei neu').

Starten Sie die Lehrerdatei für das neue Schuljahr (entweder über LEHRER.EXE im neuen Verzeichnis oder über "Start - Programme - Schulverwaltung"). Wählen Sie nach dem Anmelden den Menüpunkt "Pflege" - "Neues Schuljahr". Das Schuljahr z.B. auf "2000/01" umstellen und dabei normalerweise die Datensätze der Lehrkräfte löschen, die vor dem 1.10.1999 abgegangenen sind. Bei der Realschule darf das Löschen der Datensätze nicht angeklickt werden, da weiterhin beurlaubte Lehrkräfte in der Datei bleiben müssen (entsprechende Datensätze sind später einzeln zu löschen).

Ende April erhalten Sie in der Regel eine neue Version der Lehrerdatei automatisch zugesandt. Installieren Sie die neue Version anschließend in dem Verzeichnis für das neue Schuljahr.

 

 

4. Einfache Auswertungen

 Druck von Listen und Statistiken

1.      Lehrerdaten

Datei àDrucken à Lehrer

·           Adressen (1/2 Spalten)

·           Adressenliste (mit Telefon)

·           Kontrollausdruck Lehrerdaten (in Lehrerhand)

·           Lehrerliste mit Linien

·           Lehrerliste mit Spalten

·           Liste mit Geburtsdatum

·           Liste nach Geburtsdatum

·           Sprechstundenliste

·           Unterrichtseinsatz

·           Unterrichtseinsatz (ausführlich/vollständig)

 

2.    Klassendaten
Datei à Drucken à Klassen
Es ist sinnvoller, die Klassendaten aus der Schülerdatei zu entnehmen, da diese ständig aktualisiert werden.  

3.    Koppeldaten
Datei à Drucken à Koppeln

·      Koppelliste

4.    Liste der vorhandenen Berichte
Datei à Drucken à Verwaltung à Datei Berichte 1-2

5.    Liste der verwendeten Schlüssel
Datei àDrucken àVerwaltung àDatei Schluess 1-3

6.    Datenprüfung
Ausgabe àDaten prüfen

7.    Übermittlung der Daten ans KM
Ausgabe à KM Daten endg.

8.    Oktoberstatistik
Ausgabe à Landesamt